Bilindiği üzere A.Ş. veya Limited şirketlerin, Ceza Hukukuna ilişkin olarak karşılaşabileceği İŞ KAZALARI, VERGİ SUÇLARI, DIŞ TİCARET İŞLEMLERİ İLE KAMBİYO MEVZUATINDAN VE BENZERİ BİRÇOK MEVZUATTAN KAYNAKLANAN SUÇLAR ve muhtelif tüm hadiselerdeSorumluluk”, Yönetim Kurulu Başkan ve Üyeleri ile Şirket Üst Düzey Yöneticilerindedir.  

Yönetim Kurulu Üyeleri ile Şirket Üst Düzey Yöneticilerinin bu suçlar nedeniyle yargılanmaları, suçu bizzat işlemiş olmalarına veya usulsüzlüğe bizzat sebebiyet vermiş olmalarına bağlı değildir. Usulsüzlüğü şirkette veya şirket adına kim yapmış olursa olsun bu yöneticilerin şahsi ceza sorumluluğu, kanunun açık düzenlemesinden, tüzel kişi idarecisinin sorumluluğu” ve benzeri hükümlerden kaynaklanmaktadır.

Şirkette ceza hukukunu ilgilendiren bir sorun meydana geldiğinde, birçok şirkette yanlış hukuksal yapılanma nedeniyle, mahkemeler, organizasyonun yöneticileri olarak Yönetim Kurulu Üyeleri ile Şirket Üst Düzey Yöneticilerini sorumlu olarak kabul etmekte, yargılama da sanık sıfatıyla bu kişiler üzerinden yürütülmektedir. Yargılanan kişilerin suçu işlememiş olmaları sebebiyle beraat edip etmemeleri başka bir konudur.

Çoğu defa yanlış bilindiği üzere bu sorumluluğun kaynağı kanunlar veya mevzuat hükümleri değildir. Bu sorumluluğun kaynağı; şirketi oluşturan ana belgelerin (şirket ana sözleşmesi, imza sirküleri, karar defterinde alınan kararlar, yetki belgeleri, ticaret sicile bildirimler vs…) hukuki açıdan gerektiği gibi düzenlenmemiş olmasıdır.

Uygulamada, birçok orta düzey şirket yöneticisinin, fiili olarak yetkileri olmasına rağmen, bu yetkilerin doğal uzantısı olması gereken hukuki sorumlulukları yoktur. Bunun temel sebebi, birçok şirkette, şirketi oluşturan ana belgeler, sadece ilzam esasları, yani yalnızca şirketi borç altına sokma, sözleşme imzalama, vekâlet verme kabiliyeti açısından değerlendirilmiş ve buna göre düzenlenmiş, yetkilerin doğal uzantısı olan sorumluluklara yer verilmemiştir.

Ayrıca şirketin kendi içinde yaptığı yetkilendirmeler, görev dağılımları, mevzuatın aradığı şekilde ve usulüne uygun olarak yapılmadığı takdirde bu yetkilendirmeler Yargıtay tarafından çoğu zaman kabul edilmemekte ve sorumlu olarak yine Yönetim Kurulu Üyeleri ile Şirket Üst Düzey Yöneticileri görülmektedir.

Bu çerçevede hukuksal yapılanmanın amaçlarından biri; Yönetim Kurulu Üyeleri ile Şirket Üst Düzey Yöneticilerinin POZİSYONUNU HUKUKİ AÇIDAN NETLEŞTİRMEK, işi bilfiil yapan, işin akışını bizzat yönlendiren, birim yetkililerinin hâlihazırda var olan yetkilerinin tabii sonucu olan sorumluluklarının da kanuni anlamda düzenlenmesidir.

Yapılanmada dikkat çeken bir diğer husus, yapılanma neticesinde Yönetim Kurulu Üyeleri ile Şirket Üst Düzey Yöneticilerinin hâlihazırdaki yetkilerine kesinlikle dokunulmamakta, sorumlular ve sorumluluklar düzenlenirken örneğin imza yetkilerinde bir değişiklik söz konusu olmamaktadır.

YAPILANMA AŞAMALARI

ŞİRKETLERİN HUKUKİ AÇIDAN YAPILANMASININ ANA PARAMETRELERİ 3 AŞAMADAN OLUŞMAKTADIR

  1. YÖNETİM ORGANİZASYONUNUN YAPILANMASI

Yönetim Kurulu Başkan ve Üyeleri İle Şirket Üst Düzey Yöneticilerinin üzerinden YETKİ/SORUMLULUK DENGESİ çerçevesinde Ceza Sorumluluklarının Kaldırılması yönünde düzenlemeler yapılması

Şirketi oluşturan Ana Belgeler, aşağıda belirtilen yapılanma esasları çerçevesinde yeniden düzenlenmektedir. Bu çerçevede;

  • ŞİRKETİN ESAS MUKAVELESİ hukuki açıdan düzenlenerek “şirket içinde görev dağılımına müsaade edecek şekilde” ve yapılanmaya uygun olarak tadil edilecektir.
  • İMZA SİRKÜLERİ esas mukavele değişikliğine uygun olarak yeniden düzenlenerek sorumluluğun esasları belirlenecektir.
  • Görevlendirilen Yönetim Kurulu Üyesi veya Genel Müdür ile Birim yetkilileri arasında, YETKİ VE SORUMLULUK BELGELERİ, imzalanmak üzere hazırlanacaktır.
  • Bu çerçevede GÖREV TANIMLARI hukuki açıdan gözden geçirilecektir.
  • KARAR DEFTERİNDE yukarıdaki düzenlemeye yönelik kararlar alınacaktır.
  • Şirketin yapılanması yukarıdaki esaslar dâhilinde yapılacak, ilgili tüm belgeler niteliğine göre TESCİL, İLAN, BİLDİRİM aşamasına getirilerek şirkete teslim edilmektedir. Yapılanmanın neticesinde ilgili kamu kurumlarına (Bölge Çalışma, İş Kur, SGK ve Ticaret Sicil Müdürlüğüne) gerekli bildirimler şirket tarafından yapılmakta, bu metinler şirket tarafından ticaret sicilde tescil ve ilan edilmektedir.

Hukuksal Yapılanma çerçevesinde;

  • Dış Ticaret İşlemlerinde (İthalat – İhracat İşlemlerinde) gümrük mevzuatından kaynaklan Ceza Sorumluluğunun kaldırılması için Gümrük Müşaviri – Şirket – Şirketin Dış Ticaret Yetkilisi arasındaki ilişki hukuki bir zemine oturtulmaktadır.
  • Şirketlerde çok sık karşılaşılan sorunlara ilişkin olarak bazı Sigorta Poliçesi Klozları Hukuk Bürosu tarafından hazırlanmaktadır.
  1. ŞİRKET İŞLEYİŞİNİN/ORGANİZASYONUNUN YAPILANMASI

Hukuksal yapılanmanın temel amaçlarından biri de “Hukukta Koruyucu Uygulamalardır”.

  • DEPARTMANLARIN İŞLEYİŞLERİNİN HUKUSAL AÇIDAN İNCELENMESİ VE REVİZYONU
  • KARŞILAŞILAN SORUNLARA İLİŞKİN ANLIK HUKUKSAL DEĞERLENDİRME RAPORLARI
  • Şirketin tüm faaliyetlerinin hukuki bakış açısıyla incelenerek,

Şirketin karşılaşabileceği muhtemel tüm risklerin tespit edilmesi,

Tespit edilen bu risklere karşı uygulaması kolay çözümlerin geliştirilmesi, önceden tedbirlerin alınmasıdır.

  • Böylece şirketin mevcut yapısı hukuki açıdan sağlıklı bir zemine taşınmaktadır.
  1. PERSONEL / İŞVEREN İLİŞKİLERİNİN İŞ MEVZUATI AÇISINDAN DÜZENLENMESİ 

Personel / İşveren ilişkilerinin iş hukuku ve mevzuatı açısından düzenlenerek Personel / İnsan Kaynakları Departmanının hukuki açıdan yapılanması ve belge düzeninin oluşturulması yönünde düzenlemeler yapılmasıdır. Bu çerçevede aşağıdaki çalışmalar yapılmaktadır;

  • PERSONEL İŞVEREN İLİŞKİLERİNİN İŞ MEVZUATI AÇISINDAN DÜZENLENMESİ
  • PERSONEL DEPARTMANI / İNSAN KAYNAKLARI “İŞLEMLER KILAVUZU”
  • İŞ HUKUKUNUN TÜM BELGELERİ
  • HİZMET SÖZLEŞMELERİ
  • PERSONEL ÖZLÜK DOSYASI
  • YETKİ VE SORUMLULUK BELGELERİ
  • GÖREV TANIMLARI
  • PERSONEL YÖNETMELİKLERİ
  • ZİMMET SÖZLEŞMELERİ ve TUTANAKLAR
  • EĞİTİMLER
  • PERSONEL İLE KARŞILAŞILAN SORUNLARA İLİŞKİN ANLIK HUKUKSAL DEĞERLENDİRME RAPORLARI

HAZIRLANMAKTADIR.

  • AYRICA SOSYAL SİGORTALAR VE İŞ SAĞLIĞI GÜVENLİĞİ “TEFTİŞLERİNE HAZIRLIK” PROGRAMLARI GERÇEKLEŞTİRİLMEKTEDİR.

İNSAN KAYNAKLARI / PERSONEL DEPARTMANI YAPILANMASI  

  1. İNSAN KAYNAKLARI / PERSONEL DEPARTMANI “İŞLEMLER KILAVUZU”

Şirketin yapısına uygun olarak, Personel-İşveren ilişkilerini kanunun aradığı şartlarda düzenleyen, personelin işe girişinden önce başlayıp, iş süresince cereyan eden ilişkilerin Yargıtay uygulaması çerçevesinde sağlıklı bir zemine oturtulması, iş akdinin usulüne uygun bir şekilde feshedilmesi ve fesih için gerekli hukuki dayanaklarının iş ilişkisi devam ederken oluşturulması, işten ayrıldıktan sonra da tüm kurumlar ile ilgili tüm yazışmaları, usul ve prosedürleri hukuki açıdan düzenleyen İnsan Kaynakları / Personel Departmanı “İŞLEMLER KILAVUZU” hazırlanmaktadır. Bu İŞLEMLER KILAVUZUNDA;

  • İŞ BAŞVURUSU AŞAMASINDA YAPILACAK İŞLEMLER
  • İŞ SÖZLEŞMESİ SONA EREN PERSONEL İLE İLGİLİ YAPILACAK İŞLEMLER
  • TÜRKİYE İŞ KURUMU NEZDİNDE YAPILACAK İŞLEMLER
  • İŞVERENLERİN ÇALIŞMA MEVZUATINA İLİŞKİN TÜM YÜKÜMLÜLÜKLERİ ve MÜEYYİDELERİ
  • İŞVERENİN İŞ SAĞLIĞI VE GÜVENLİĞİNE İLİŞKİN YÜKÜMLÜLÜKLERİ
  • SAĞLIK RAPORU ve RAPOR ALMA ZORUNLULUĞU
  • İŞ KAZASI MEYDANA GELDİĞİNDE OLUŞAN HUKUKİ SÜREÇ
  • YÖNETİM KURULU ÜYELERİ ve GENEL MÜDÜR İÇİN PRATİK KISA NOTLAR

YER ALMAKTADIR

  1. HİZMET SÖZLEŞMELERİ

İşverenin iş mevzuatı çerçevesindeki hareket kabiliyeti sınırlıdır ve bu sınırlar kanunda belirlidir. Bu durumda işverenin elindeki en önemli ve güçlü imkân ile kanunun kendisine tanıdığı imkânları kullanabileceği en verimli araç Hizmet Sözleşmeleridir. Çünkü iş mevzuatında işveren lehine yer alan düzenlemeler ancak hizmet sözleşmesinde kararlaştırılırsa hüküm ifade eder.

Bu nedenlerle Hizmet Sözleşmeleri,

  • ÇALIŞANLARIN GÖREV TANIMI VE POZİSYONUNA GÖRE
  • ÇALIŞMA YAPISINA GÖRE

Hazırlanmaktadır

  1. PERSONEL ÖZLÜK DOSYASI

4857 sayılı İş Yasası işçi özlük dosyaları tutulmasını yasa kapsamı içine almış ve Özlük Dosyasının tutulmasını zorunlu hale getirmiştir. Anılan Yasa’nın 75. maddesine göre; işveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenlemek ZORUNDADIR. Aynı Yasa’nın ilgili maddesi de özlük dosyalarının tutulmaması halinde idari para cezasını öngörmüştür.

Türk iş hukuku uygulamasında; çoğu insan kaynakları departmanı bu tutanak ve belgeleri “Yargıtay içtihatlarına uygun bir biçimde” tutmamakta veya hiç düzenlememektedir. Bunun işverenler açısından getirdiği ağır mali sonuçlara çok sık rastlanılmaktadır. Bu nedenle işyerinde özlük dosyası merkezli bir dosyalama sistemi ve “ilkeli bir belge ve kayıt düzeni” artık ZORUNLULUK haline gelmiştir.

İş kanunu ve mevzuatı gereğince tutulması zorunlu olan ve personel–şirket ilişkilerini gösteren Personel özlük dosyası bu bilgiler çerçevesinde hazırlanmaktadır.

  1. PERSONEL YÖNETMELİKLERİ

Personel Yönetmelikleri,

  • Personel ile şirket arasındaki tüm ilişkiyi kurumsal bir yapıya dönüştüren,
  • Personelin, kurumda işe girişten başlayarak, iş sürecini,
  • İyi veya yetersiz performans halleri ile
  • Şirkette ortaya konulabilecek olumlu olumsuz tüm davranışlarda
  • Ve her durumda KURUMUN TAVRINI NET, AÇIK ve YAZILI bir şekilde ortaya koyan (diğer yönetmelikleri de içinde barındıran) belgelerdir.

Şirketin ihtiyacına göre

  • PERSONEL YÖNETMELİKLERİ
  • DİSİPLİN YÖNETMELİĞİ
  • ARAÇ YÖNETMELİĞİ ve diğer yönetmelikler

Hazırlanmaktadır.

  1. TUTANAKLAR ve ZİMMET SÖZLEŞMELERİ

İş ilişkisinin hukuka uygun bir biçimde ve en az riskle (kontrol edilebilir hukuki riskle) bitirilebilmesi için; iş ilişkisi sürecinin işverence (insan kaynakları departmanınca) iyi takip edilmesine, işçinin iyi izlenmesine ve iş hukuku açısından önemli olan gelişmelerin yazılı olarak kayıt altına alınmasına bağlıdır. Kayıt altına alma işlemi tutanaklar marifetiyle gerçekleştirilir. Zira iş sözleşmesi bittikten sonra işveren aleyhine açılması muhtemel tazminat ve işçilik alacakları davalarında ispat yükü esas itibarıyla işverenin üzerindedir. Bu ispat etme yükünün yerine getirilmesinde işverene yardımcı olacak en önemli belgelerden birincisi tutanaklardır.

Şirketin ihtiyacına göre:

  • PERSONEL ARAÇ KULLANMA VE ZİMMET SÖZLEŞMESİ
  • BİLGİSAYAR TESLİM VE ZİMMET PROTOKOLÜ
  • ŞİRKET E-POSTA ADRESLERİNİN KULLANIMINA İLİŞKİN YÖNTEM
  • ZİMMET PROTOKOLLERİ
  • TUTANAKLAR; şirket yapısına uygun halde düzenlenecek ve sıkça müracaat edilebilecek tutanaklar format olarak

Hazırlanmaktadır.

  1. İŞ HUKUKUNUN TÜM BELGELERİ

İş Hukuku mevzuatı çerçevesinde oluşturulan İş Hukukunun Tüm Belgeleri hazırlanmaktadır. İş Kanunu toplam 122 maddeden oluşmaktadır. Fakat hemen hemen tüm maddelerinin her biri ayrı bir belgelendirmeyi gerektirmektedir. Bu amaçla;

  • Şirkette atılacak her adımın,
  • Karşılaşılabilecek muhtemel her pozisyonun belgeleri oluşturulmaktadır.
  • Her belgenin başında, belgenin düzenlenmesini gerektiren kanun maddesi yer almaktadır.
  1. PERSONEL DEPARTMANI MÜŞAVİRLİĞİ

Personel Departmanı, İş Mevzuatına ilişkin olarak herhangi bir konuda problem potansiyeli taşıyan bir husus ile karşılaştığında, konu birlikte değerlendirilerek kurum için en uygun ve yararlı yol tespit edilmektedir.

Sorunlar ve ihtilaflar, yeni uygulamalar ve gelişmeler ışığında çözüme kavuşturulmakta, raporları hazırlanarak çözüme uygun belgeler düzenlenmektedir.

Sorun ortaya çıktığında ilk müdahale önemlidir. Böyle bir durumda mahkemeler nezdinde kabul görecek bir çözüm üretilerek sorun tasfiye edilmektedir.

  1. İSG VE SGK TEFTİŞLERİNE HAZIRLIK ÇALIŞMALARI YAPILMAKTADIR